Il lavoro moderno

Il lavoro più antico era individuale, o di gruppi, dove senza un'organizzazione formale, si faceva ciò che c'era da fare, magari alcuni più portati per alcune attività di altri prendevano quelle per cui erano più portati, ma nel complesso non c'era una struttura se non auto-determinata in corso d'opera. L'umano era contadino, maniscalco, fabbro, guerriero, cacciatore, coltivatore, … secondo necessità del momento e il gruppo anche se suddivideva un po' il lavoro faceva circa tutto.

Poi abbiamo iniziato a strutturare il lavoro, la c.d. "specializzazione" rendendosi conto che sopra una certa minima taglia di gruppo diventa più vantaggioso che ognuno faccia qualcosa e quella soltanto, quella che sa far meglio, concentrandosi sul farla al meglio al costo di non apprender granché delle altre, che tanto saranno svolte comunque da altri.

Da li siamo arrivati all'industria, dove la struttura non era più nella divisione del lavoro soltanto ma anche nella lavorazione stessa, si sono inventati i semilavorati ad es. e da questi si creano altri prodotti, semilavorati anche generici, come rocce di frantoio, ghiaie selezionate in un certo range granulometrico, rocchetti d'acciaio vario, pannelli di legno e via dicendo. Abbiamo visto nascere la standardizzazione. Siamo passati dal lavoro a blocchi su manufatti al lavoro per asportazione di materia generico, il CNC, che permette di produrre manufatti non noti a priori con un unico macchinario. In ultimo oggi cresce la stampa 3D, ovvero la lavorazione per apporto di materia. Questo è l'apice del meccanicismo, del pensiero cartesiano classico, da cui parte il pensiero sistemico moderno, ad oggi ancora ignoto ai più anche se è da metà '900 che ce ne siamo accordi.

Siamo quindi arrivati al digitale, dall'organizzazione di fabbrica con linee di produzione più o meno definite o generiche, ad uffici con burocrazia più o meno rigida, verso la learning org, all'organizzazione dinamica e non gerarchica, alla comunicazione e monitoraggio perché a livello sistemico non è possibile ridurre un ambiente in singoli componenti, definiti i quali si conosce il tutto. In questo pezzo mi soffermo sul lavoro d'ufficio nell'era moderna, ma la base è questo passaggio, dal meccanicismo al pensiero sistemico.

Partiamo da come si lavorava nel '900, nel modello Tailor/Weber/Fayol. Si assumeva che il lavoratore fosse uno sfaticato costretto a sgobbare per via economica sotto l'occhio vigile del padrone, questi è un lavoratore di intelletto, che organizza i lavoratori di braccio. Nel mondo presente questo approccio porta al c.d. « quiet quitting » in cui giovani molti disciplinati e remissivi rispetto alle generazioni passate, soffrono senza ribellarsi, il giogo di chi li guida non capendo che il mondo non è più quello di allora. Il mondo moderno è fatto di popolazioni disciplinate, calme, che vivono emotivamente connesse, con una visione olistica per cui il giovane medio sa cosa accade a Tokyo e a Toronto mentre sta a Barcellona, si fida del sistema in cui è o si rassegna e fa il suo come missione, più che per carriera o compenso in media. Non so quanto questi giovani medi siano così per natura, o quanto siano stati portati a esser tali, ma questo sono, e questo modello di lavoro funziona con loro.

Quindi cosa abbiamo nel lavoro moderno? Efficienza estrema, non è tollerabile il teatro. Non è tollerabile l'ufficio in presenza per lavorare ad un computer, è uno spreco immenso di risorse, non è tollerabile giacca&cravatta, uniforme civile di altra era, in cui si fan sentire mezzo-soldati con libertà di piccole variazioni stilistiche gli schiavi economici dell'abitudine padronale. Abbiamo invece un sistema dinamico, organizzato come una macchina a stati.

Per semplificarla, abbiamo degli input, per es. mail e telefonate che arrivano chiedendo questa o quest'altra cosa da fare, e degli output sono attesi, mail e telefonate che partono, pratiche svolte, monitoraggio di lavorazioni non d'ufficio (es. gestione ordini in magazzino, cantieri con le loro varie fasi). Oggi la scrivania non è più il tavolo su cui poggia la carta né il desktop con le icone stile Windows 9.x, è una dashboard, personale del lavoratore, di vario design secondo ruolo, ma con elementi comuni: le cose da fare e la loro presentazione/gestione visuale e tracciamento, l'accesso all'informazione via ricerca full-text. Le tappe di questa evoluzione del lavoro sono definite come:

1. automazione, che sia fatta da una macchina meccanica o da un computer poco cambia, sono attività ripetitive che dall'uomo si possono trasferire ad altro;
2. digitalizzazione ovvero estrazione dell'informazione e sua lavorazione in digitale, input sensori, testo, TLC sono gli ingredienti, il sistema nervoso che sostituisce la carta ed il moto stesso degli umani per muovere questa;
3. piattaformizzazione del lavoro, ovvero beh, le dashboard, che consentono monitoraggio e operatività con un cruscotto dinamico sempre li pronto per servire, l'interfaccia di informazione, organizzazione, controllo, analisi del tutto.

Qui tratto quest'ultimo punto, l'automazione è interessante, ma a livello d'ufficio richiede tipicamente competenze IT che i più non hanno, quindi possono solo comprarla o farla fare da qualcuno se hanno le basi di IT per capire cosa ha senso automatizzare e come può esser fatto a grandi linee. Per automazione possiamo elencare calendari che inseriscono cose da fare, su eventi specifici, es. arriva una fattura passiva via PEC, l'ERP la registra, la segnala nelle dashboard di chi di dovere come "da vedere", imposta un pagamento ad una certa data e "da vedere" ha come deadline quella data, controlla dopo questa che sia stato pagato, piuttosto che preconfezionare mail di auguri di buon compleanno ai contatti nella rubrica e cose così. Tante imprese non hanno un ERP, e dovrebbero averlo, il grosso di questi è anche fatto male, ma siamo in un dominio che chi non ha competenze IT non sa come gestire.

Il secondo punto, la digitalizzazione è nel mondo presente vincolata dai terzi con cui si interagisce, se si ha una clientela IT-ignorante che manda fogli di carta, telefona per tutto al posto di mandar una mail, … beh, la digitalizzazione diventa una via crucis per ridurre internamente l'arretratezza anche mentale delle terze parti con cui si interagisce. Anche qui c'è poco da fare da parte di chi non ha competenze IT, si deve affidare a terzi che sanno cosa e come digitalizzare. Chi sa è vincolato dall'arretratezza della società in cui vive.

Il terzo punto invece è il centro di questo breve articolo: come materialmente gestire pratiche in un ufficio moderno? Beh, ho parlato di ERP, che va cucito su misura per l'attività specifica perché alcuni elementi sono comuni a tutti (rubrica, sito web, mail, fatturazione elettronica secondo le norme nazionali, …) ma tanti altri sono specifici. Un patronato avrà pratiche diverse da un'assicurazione che le avrà diverse da uno studio legale ecc. Cosa c'è di comune? I task di cui sopra.

Si riceve una telefonata? Che questo sia filtrato o meno dall'ERP se questa avvia qualche pratica s'ha da crearla, ovvero ad es. scrivere un titolo in una dashboard dedicata "a chi risponde al telefono", indicando cosa c'è da fare e mettendolo in lista "da fare", con eventuali date, eventuale accoppiamento del cliente/fornitore del caso, eventuale assegnazione a una persona o gruppo di persone specifico che prenderà in carico la cosa. Questi riceverà il nuovo task. Se parliamo di un gruppo vasto il manager di questo esaminerà il task e una volta controllato quanto c'è in corso, che priorità ci sono ecc al momento opportuno lo metterà in lista "pronto da svolgere" per cui chi lavora organizzato da lui prenderà in carico la cosa, la svolgerà e la marcherà come da revisionare, il manager controllerà che sia corretta e la marcherà fatta, o se vede che ci vuol troppo indaga sul perché e via dicendo.

Questo balletto, che è una sorta di Kanban per chi ha familiarità col nome, è largamente gestito dal software, ogni umano ha questa scrivania, con calendario, cose da fare, contatti, ricercabilità di ogni informazione testuale o documento, policy per cui un certo utente di questo sistema (ERP tipicamente, anche solo task manager stile Vikunja altrimenti) può vedere certa informazione ma non certa altra, alcuna può solo leggerla, altra anche modificarla, ogni cosa è loggata dal sistema, quindi chi ha fatto cosa e quando si sa sempre e si può rivedere a posteriori. Questo rende efficiente l'attività, tutti sanno ciò che devono sapere, se si è organizzato bene il lavoro, ogni cosa è monitorabile, non si guarda più l'impegno del lavoratore, il fatto che arrivi prima e parta dopo, che sia sempre sul pezzo o in bagno ecc ma ciò che produce, chi organizza non ha il limite del management classico che poteva solo vedere il comportamento, non andar in ogni scrivania a guardare che pratiche erano attive e cosa stava succedendo, oggi quel modo di lavorare è sparito o dovrebbe esserlo perché dannoso. Oggi non c'è più il "assegnato a Tizio" e nessuno sa nulla sinché Tizio non ha finito.

Oggi non c'è il direttore, c'è il manager. Non colui che sorveglia i porci ma colui che organizza il lavoro ad un certo livello, lavoro che il lavoratore gestisce ad un altro livello, e la comunicazione. Serve a facilitare il lavoro altrui.

Così facendo c'è una vista d'insieme sempre presente, una conoscibilità di ogni dettaglio al di la delle persone e c'è per funzione, se un dipendente va in malattia un altro ne prende il posto senza frizione di sorta, senza drammi, e con piena visibilità terza di tutto, quindi non si può raccontare che qualcuno ha fatto o non fatto qualcosa, è tutto visibile.

Nel mondo moderno non si lavora alla cieca, col segreto, i rapporti umani e la rete di contatti per pararsi le terga, o per far le scarpe a qualcuno, si lavora in forma trasparente, pesano i risultati, non altro, non serve la presenza fisica, il fiato sul collo, l'occhio del padrone, tutto ciò è un modello inefficiente, obsoleto e con mille problemi che abbiamo superato.

Oh, ogni cosa ha i suoi problemi, in questo modello ad es. serve saper davvero organizzare il lavoro, serve avere le basi di IT per capire ed operare con efficienza, non "ti mando via WA la foto dello schermo", questo non è fuori portata dei più, se han un attimo per studiare come funzionano le cose e han l'umiltà di capire che sono rimasti in altra era e che serve evolvere. Serve un minimo per abituarsi e ovviamente ci saranno tutti i problemi del caso di ogni fase di cambiamento, ma funziona e chi resta indietro è perso. Più si resta indietro più recuperare è difficile, costoso, faticoso e limitato.

Prima ho citato Vikunja, ora aggiunto SuperProductivity e TickTick per usi individuali, capite come si usano e sperimentate, allora capirete che se lavorate in un ufficio avete interesse al telelavoro sia che siate lavoratori sia che siate dirigenti/proprietari dell'attività e avete interesse alla digitalizzazione sana che questo impone per non fallire, romper la scialuppa con cui si dà l'abbordaggio per aver quella spinta necessaria a prender la nave. Non fatelo e sarete fuori mercato più di quanto già non siate.